„Wann beginnen Sie mit der Präsentation?“ Auf diese Frage hören wir in Workshops oft dieselbe Antwort: „Die Präsentation ist das Letzte.“
Gemeint ist nicht, dass die Präsentation unwichtig ist. Gemeint ist, dass sie ganz am Ende eines Projekts entsteht. Oft am Abend vorher, manchmal in der Nacht. Ein Jahr Arbeit, und die Präsentation, die das Ergebnis verkaufen soll, entsteht in drei Stunden.
Warum Last-Minute-Präsentationen nicht überzeugen
Der Grund für die späte Vorbereitung ist fast immer derselbe: Man glaubt, die Daten und Fakten sprechen für sich. Das tun sie nicht.
Unter Zeitdruck passiert, was immer passiert. PowerPoint auf, Inhalte aus verschiedenen Dokumenten hineinkopiert, Aufzählung an Aufzählung. Für die Fragen, die eine Präsentation wirklich gut machen, bleibt keine Zeit: Was ist die eine Botschaft? Was interessiert dieses Publikum? Welche Geschichte erzählen die Zahlen?
Das Ergebnis sind Textfolien. Und Textfolien verlieren die Aufmerksamkeit, weil niemand gleichzeitig lesen und zuhören kann. Spätestens nach der dritten oder vierten Folie schaltet das Publikum ab. Mehr dazu im Beitrag Bullet Points in Präsentationen.
In 7 Schritten eine Präsentation vorbereiten
1. Ziel und Publikum klären
Bevor du eine einzige Folie anlegst, beantworte zwei Fragen schriftlich:
- Wer sitzt im Publikum? Was weiß es schon, was beschäftigt es, was erwartet es?
- Was soll danach anders sein? Eine Entscheidung, eine Freigabe, ein Auftrag, ein Verständnis?
Diese beiden Antworten entscheiden über alles, was danach kommt.
2. Die Kernaussage formulieren
Formuliere in einem Satz, was dein Publikum mitnehmen soll. Nicht das Thema, sondern die Aussage. Wie das geht, steht im Beitrag Kernaussage einer Präsentation.
3. Die Story bauen
Sammle alles, was du sagen könntest, und streiche dann alles, was die Kernaussage nicht stützt. Ordne den Rest zu einer Geschichte: Ausgangslage, Problem, Lösung, nächster Schritt. Plane den Einstieg und den Schluss bewusst. Das geht am besten auf Papier oder mit Haftnotizen, nicht in der Software.
4. Erst jetzt die Folien gestalten
Jetzt öffnest du PowerPoint oder Prezi. Jede Folie bekommt eine Aussage, Bilder statt Textblöcke, große Zahlen statt Tabellen. Die Gestaltung folgt der Story, nicht umgekehrt. Hilfe dabei gibt der Beitrag Gutes Präsentationsdesign.
5. Präsentation und Unterlage trennen
Was du präsentierst, ist nicht dasselbe wie das, was dein Publikum zum Nachlesen bekommt. Details, Tabellen und ausführliche Texte gehören in eine eigene Unterlage. So bleibt die Präsentation klar, und niemand verliert Informationen.
6. Laut üben
Eine Präsentation, die man nur im Kopf durchgegangen ist, ist nicht geübt. Sprich sie mindestens einmal vollständig laut, am besten vor einer Person, die ehrlich ist. Du merkst sofort, wo Übergänge holpern, wo du zu lange brauchst und welche Folie überflüssig ist.
7. Generalprobe mit Technik
Teste Laptop, Beamer, Adapter, Fernbedienung, Ton und Internet dort, wo du präsentierst, oder so nah daran wie möglich. In Prezi heißt das auch: Lade die Präsentation zur Sicherheit für die Offline-Nutzung herunter, das geht mit einer bezahlten Lizenz. Die meisten Pannen passieren nicht bei den Inhalten, sondern beim Kabel.
Wie viel Zeit solltest du einplanen?
Mehr, als du denkst. Eine oft genannte Faustregel lautet: eine Stunde Vorbereitung pro Minute Präsentation. Das wirkt auf den ersten Blick übertrieben. Wer die sieben Schritte ernst nimmt, merkt aber schnell, dass Ziel, Botschaft und Story mehr Zeit brauchen als die Folien selbst.
Ein realistischer Zeitplan für eine wichtige Präsentation:
| Wann | Was |
|---|---|
| 2 bis 3 Wochen vorher | Ziel, Publikum und Kernaussage klären |
| 2 Wochen vorher | Story bauen, Einstieg und Schluss planen |
| 1 bis 2 Wochen vorher | Folien gestalten, Unterlage erstellen |
| wenige Tage vorher | laut üben, Feedback einholen, nachschärfen |
| am Tag davor | Generalprobe mit Technik |
Wie viel Zeit du brauchst, hängt von deiner Erfahrung und vom Anlass ab. Eines gilt aber immer: Ein bis zwei Tage vorher sind zu spät.
Wenn die Zeit trotzdem knapp ist
Manchmal kommt der Termin kurzfristig. Dann gilt: Spare bei den Folien, nicht bei der Botschaft. Eine klare Kernaussage mit fünf einfachen Folien überzeugt mehr als 40 hastig gefüllte. Wenn es um viel geht und die Zeit drängt, entwickeln wir Präsentationen bei MCPREZI in dringenden Fällen auch in wenigen Tagen.
Fazit
Die Präsentation darf nicht das Letzte sein. Sie ist der Moment, in dem sich entscheidet, ob die Arbeit davor Wirkung hat. Fang früh an, beginne mit Ziel und Kernaussage statt mit Folien, und übe laut. Dann sprechen deine Daten und Fakten nicht für sich, sondern du sprichst für sie.
Häufige Fragen
Wie bereite ich eine Präsentation richtig vor?
In dieser Reihenfolge: Ziel und Publikum klären, Kernaussage formulieren, Story bauen, Folien gestalten, Unterlage zum Nachlesen trennen, laut üben und eine Generalprobe mit der echten Technik machen. Der häufigste Fehler ist, mit den Folien zu beginnen.
Wie lange braucht man, um eine Präsentation vorzubereiten?
Deutlich länger, als die meisten einplanen. Eine oft genannte Faustregel lautet: eine Stunde Vorbereitung pro Minute Präsentation. Für eine wichtige Präsentation von 20 Minuten sind mehrere Tage realistisch, verteilt auf ein bis zwei Wochen. Ein bis zwei Tage vorher sind auf jeden Fall zu spät.
Womit fange ich bei der Vorbereitung einer Präsentation an?
Nicht mit PowerPoint oder Prezi. Fang mit Papier und zwei Fragen an: Wer sitzt im Publikum, und was soll danach anders sein? Daraus ergibt sich die Kernaussage, und erst aus ihr die Folien.
Wie oft sollte ich eine Präsentation üben?
Mindestens einmal vollständig und laut, bei wichtigen Präsentationen mehrmals. Der Einstieg und der Schluss sollten so sitzen, dass du sie frei sprechen kannst.
